Inscription d’un événement au registre de l’état civil
Avis important
Nos délais de traitement pourraient être plus longs que d’habitude en raison d’un volume de demandes plus élevé que la normale attribuable notamment à l’augmentation du nombre de décès devant être inscrits au registre de l’état civil.
Des efforts sont déployés pour assurer le traitement de votre demande dans les meilleurs délais.
Nous sommes conscients de l’importance de vous faire parvenir rapidement le certificat ou la copie d’acte de décès et sommes sensibles à la situation difficile vécue par votre famille. Sachez que nous prenons toutes les mesures nécessaires pour rétablir la situation.
Déclarer un événement d’état civil
En vertu du Code civil du Québec, chaque naissance, mariage, union civile et décès qui a lieu au Québec doit être obligatoirement déclaré au Directeur de l’état civil.
La déclaration d’un événement se fait au moyen d’un formulaire papier ou électronique selon le cas. Les renseignements recueillis au moyen de la déclaration serviront à l’inscription de l’événement au registre de l’état civil du Québec. La déclaration, une fois signée et datée par le directeur de l’état civil, devient l’acte officiel. Ainsi, il est important de veiller à ne commettre aucune erreur en la remplissant et à y inscrire tous les renseignements demandés.
Pour qu’un document d’état civil puisse être délivré relativement à une naissance, à un mariage, à une union civile ou à un décès, cet événement doit d’abord être inscrit au registre de l’état civil du Québec. Une fois l'inscription faite, il nous est alors possible de traiter votre demande de certificat, de copie d’acte ou d’attestation concernant cet événement.
Documents requis pour l’inscription d'un événement au registre de l’état civil
| Événements | Documents | Qui doit expédier le document? | Délai alloué pour transmettre le document au Directeur de l’état civil |
|---|---|---|---|
| Naissance | Formulaire Déclaration de naissance | Parents | Dans les 30 jours suivant la naissance de l’enfant |
| Formulaire Constat de naissance | Hôpital ou maison de naissance | Sans délai | |
| Mariage | Formulaire Déclaration de mariage | Célébrant | Dans les 30 jours suivant la célébration |
| Union civile | Formulaire Déclaration d’union civile | Célébrant | Sans délai |
| Décès | Formulaire Déclaration de décès | Entreprise de services funéraires | Sans délai |
| Formulaire Constat de décès | Hôpital | Sans délai |
Délai d’inscription d’un événement au registre de l’état civil
L’inscription d’un événement de vie au registre de l’état civil est un service gratuit*. Les dossiers d’inscriptions sont traités par ordre de réception des documents requis, mentionnés dans le tableau ci-dessus, et non selon la date de l’événement. Il n’existe pas de traitement accéléré pour ce service.
Le délai d’inscription d’un nouvel événement au registre de l’état civil débute une fois que les documents requis mentionnés dans le tableau ci-dessus sont reçus par le Directeur de l’état civil.
Le délai d'inscription d'un événement d'état civil (naissance, mariage, union civile et décès) au registre de l'état civil est de 30 à 45 jours ouvrables en moyenne si les documents reçus sont complets et conformes.
Ces délais sont à prévoir pour les parents qui souhaitent voyager à l'étranger avec leur nouveau-né après sa naissance, peu importe la raison, notamment lorsque les parents viennent au Québec afin de donner naissance à leur enfant et qu'ils désirent retourner rapidement dans leur pays d’origine.
Si les documents reçus sont incomplets ou non conformes, un délai de traitement supplémentaire peut être nécessaire avant que l'événement puisse être inscrit.
Le délai de traitement peut aussi varier selon le nombre d'événements à inscrire au registre ou la complexité des dossiers.
Exemples de documents incomplets ou non conformes :
- La déclaration est incomplète (elle n'est pas signée, les champs du formulaire ne sont pas tous remplis, etc.).
- Les renseignements inscrits dans la déclaration diffèrent de ceux figurant au constat de naissance ou de décès.
- Le constat de naissance ou de décès est incomplet (une demande de complément d'information est transmise généralement aux centres hospitaliers).
- Les renseignements inscrits dans la déclaration diffèrent de ceux figurant au registre de l'état civil.
- L'état matrimonial des parents est marié dans la déclaration de naissance alors que les parents sont célibataires au registre.
- L'état matrimonial mentionné dans la déclaration de décès est divorcé alors que la personne est mariée au registre. Dans ce type de situation, le jugement de divorce doit d'abord être obtenu. Le divorce est ensuite inscrit au registre.
Exemples :
* Si la déclaration de naissance a été transmise au Directeur de l'état civil dans un délai de 30 jours après la naissance de l'enfant. Une déclaration de naissance transmise après ce délai entraîne le paiement des frais exigibles. Pour connaître les frais exigés pour l'inscription tardive d'une naissance, consultez la section Tarifs et délais de traitement.
Date de révision : 2024-08-24
